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Kardex para Mercado Libre: qué es, cómo armarlo con varios canales y por qué el tuyo no cuadra
Mercado Libre no te da un kardex: te da ventas. El kardex es el registro por SKU de cada entrada y salida con su saldo, y con varios canales necesita una columna más: de dónde salió cada unidad. Qué columnas lleva, tres formas de llevarlo comparadas, las seis razones por las que no cuadra con el almacén y cuánto tiempo cuesta hacerlo a mano.
En corto
Un kardex es el registro, por SKU, de cada unidad que entra y sale con el saldo después de cada movimiento. Mercado Libre no lo lleva por ti: te da un reporte de ventas, que es una de las columnas del kardex, no el kardex. Con varios canales, el kardex necesita una columna de origen (Mercado Libre, tienda online, mostrador, Falabella) y una de ubicación (almacén propio, Full), y cuadra con el almacén solo si cada venta de cada canal entra el mismo día. Las razones por las que no cuadra son casi siempre las mismas seis: ventas de marketplace anotadas tarde, devoluciones que vuelven sin registro, Full sumado al propio, kits que descuentan un SKU y no sus partes, ajustes sin motivo y conteos que nunca se hacen. Llevarlo a mano con tres canales y 40 movimientos al día son 50 horas al mes solo en el kardex, y más de 200 si además se corrige el stock en cada canal; lo razonable es que el kardex sea el mismo maestro del que sale el stock a los canales.
La respuesta corta: Mercado Libre te da ventas, no un kardex
El kardex es el registro de inventario permanente: por cada SKU, cada entrada (compra, devolución, ajuste positivo), cada salida (venta por canal, merma, ajuste negativo) y el saldo después de cada movimiento. Es la herramienta con la que sabes cuánto tienes sin ir a contar, y la que te pide el contador cuando los ingresos pasan el tramo en que SUNAT exige llevar inventario en unidades o valorizado.
Mercado Libre no te lo da. Te da un reporte de ventas, que es una fuente de salidas; te da el stock de cada publicación, que es un número que tú le pusiste; y si usas Full, te da el stock en su bodega. Ninguno de esos es el kardex, y sumarlos a mano al cierre del día es la razón por la que la mayoría de kardex de tiendas que venden en marketplace no cuadra con lo que hay en el almacén.
La forma de que cuadre es una sola: el kardex tiene que ser el mismo lugar del que sale el stock a los canales. Si el maestro que empuja stock a Mercado Libre, a Shopify y a Falabella es el que recibe cada venta y cada entrada, el kardex es un reporte de ese maestro, no un archivo aparte que alguien alimenta después.
- Kardex = por SKU, entradas, salidas y saldo después de cada movimiento.
- Con varios canales, dos columnas más: origen del movimiento y ubicación del stock.
- Cuadra cuando es el mismo maestro del que sale el stock a los canales, no un archivo que se llena al cierre.
Qué columnas lleva un kardex multicanal
El kardex clásico tiene fecha, SKU, tipo de movimiento, cantidad y saldo. Para una tienda que vende en Mercado Libre y en otros canales, ese formato se queda corto en dos cosas: no dice de dónde salió la unidad y no dice dónde está el stock. Las dos importan cuando algo no cuadra, porque la búsqueda del error empieza por ahí.
- Fecha y hora del movimiento, no solo el día: dos ventas del mismo SKU en un día se distinguen por la hora.
- SKU a nivel de variante (talla, color), el mismo en todos los canales. Sin eso el kardex está a nivel de producto y los canales, a nivel de variante.
- Tipo: compra, venta, devolución, merma, ajuste, transferencia entre ubicaciones.
- Origen: Mercado Libre, tienda online, mostrador, Falabella, Ripley, Rappi. Es la columna que permite conciliar contra el reporte de cada canal.
- Referencia: número de pedido del canal, número de guía o de factura de compra. Es lo que convierte una fila en algo verificable.
- Ubicación: almacén propio, tienda, Full. El stock en Full es tuyo en el balance, pero no está disponible para los demás canales.
- Cantidad con signo y saldo por ubicación después del movimiento.
- Costo unitario del movimiento si lo llevas valorizado, con el método que use tu contador (promedio ponderado es el más común en Perú).
| Criterio | Excel llenado a mano | Sistema de facturación o ERP | Maestro que sincroniza los canales |
|---|---|---|---|
| De dónde salen las ventas de marketplace | Alguien las copia del panel de cada canal al cierre. | Solo entran si se factura cada venta de marketplace en el sistema; muchas tiendas no lo hacen. | Cada venta de cada canal baja el maestro en la siguiente corrida; el kardex es el registro de esas corridas. |
| Retraso entre la venta y la fila del kardex | Horas o días. | Minutos si se factura al vender; días si se factura por lote. | Minutos, la frecuencia de la sincronización. |
| Columna de origen por canal | Si alguien la escribe. | A veces, según cómo se registre la venta. | Siempre: cada movimiento viene de un canal identificado. |
| Ubicaciones (propio, Full, tienda) | Una hoja por ubicación, conciliadas a mano. | Sí, si el sistema maneja almacenes. | Sí, y cada canal lee solo la ubicación que le corresponde. |
| Valorizado para el contador | Sí, con fórmulas que se rompen al insertar filas. | Sí, es su fuerte. | Depende: exporta movimientos con costo del maestro; el valorizado formal lo cierra el contador. |
| Horas al mes con tres canales y 40 movimientos al día | 50 o más solo el kardex; más de 200 si además se corrige el stock en cada canal. | 10 a 20, según cuánto se facture a mano. | Menos de 5: revisar el registro y los conteos cíclicos. |
| Sale mejor en | 0 de 6 | 2 de 6 | 5 de 6 |
Las tres pueden convivir: el maestro sincroniza y registra, el ERP factura y valoriza, el Excel queda para el conteo físico. Lo que no funciona es que las tres tengan su propio número de stock.
Por qué tu kardex no cuadra con el almacén
Cuando el saldo del kardex y el conteo físico no coinciden, la diferencia casi siempre viene de una de estas seis causas. Busca la tuya; suele ser más de una.
Diagnóstico
¿Por qué el saldo no es lo que hay en el estante?
Elige el síntoma. La causa y el arreglo están al lado.
El kardex dice más de lo que hay, sobre todo en los productos que más vendo en Mercado Libre.
Por qué pasa
Las ventas de marketplace entran tarde o no entran. Se anotan al cierre, se olvidan los fines de semana o se copian del panel con errores.
Qué hacer
Que la venta del canal baje el maestro sola, en la corrida siguiente, con el número de pedido como referencia. Si tiene que ser a mano, con corte diario y conciliación contra el reporte de ventas del canal cada lunes.
Hay menos de lo que dice el kardex en productos que tuvieron devoluciones.
Por qué pasa
Al revés de lo que parece: la devolución se anotó como entrada cuando Mercado Libre la aprobó, pero el producto nunca llegó, llegó dañado o se quedó en una caja sin ingresar.
Qué hacer
La devolución entra al kardex cuando el producto está físicamente en el estante y en condición de venta, no cuando el canal la aprueba. Lo dañado entra como merma, no como stock.
El saldo del kardex es correcto, pero la tienda online vendió algo que no estaba en el almacén.
Por qué pasa
El stock en Full está sumado al propio. El kardex es verdad en total, pero una parte de ese total está en la bodega de Mercado Libre y no puede despacharse desde tu almacén.
Qué hacer
Ubicaciones separadas en el kardex y en el maestro. La tienda online y los demás canales leen solo el stock propio; la transferencia a Full es un movimiento entre ubicaciones, no una venta.
Los kits o combos descuadran: vendo el pack y sobran o faltan las piezas.
Por qué pasa
El kit tiene su propio SKU y su propio stock, en vez de descontar sus componentes. Se vende el pack, baja el pack, las piezas siguen en el kardex como si estuvieran.
Qué hacer
El kit no tiene stock propio: su disponibilidad es el mínimo de sus componentes y cada venta descuenta las piezas. Si el canal no lo soporta, la sincronización lo resuelve antes de empujar el stock.
Hay ajustes de inventario todos los meses y nadie sabe por qué.
Por qué pasa
El ajuste se usa para "cuadrar" sin buscar la causa. El kardex deja de ser un registro y pasa a ser una foto que se retoca.
Qué hacer
Cada ajuste con motivo obligatorio (merma, robo, error de conteo, error de ingreso) y responsable. Si un motivo se repite tres meses, es un proceso roto, no un ajuste.
El kardex se lleva bien, pero el conteo físico se hace una vez al año y siempre sorprende.
Por qué pasa
Sin conteos intermedios, los errores pequeños se acumulan doce meses y aparecen juntos.
Qué hacer
Conteo cíclico: los 50 SKUs que más rotan se cuentan cada semana, el resto por rotación en el trimestre. Un error se encuentra cuando tiene una semana, no un año.
Cuánto tiempo cuesta llevarlo a mano
Llevar el kardex a mano con varios canales significa, por cada movimiento, abrir el panel del canal, copiar el pedido, buscar el SKU en el Excel, escribir la fila y, si el stock también se actualiza a mano, entrar a cada uno de los otros canales para corregir el número. Pon tus canales, cuántos SKUs se mueven en un día normal y cuántos minutos toma cada uno; el resultado suele sorprender.
Calculadora
Cuánto te cuesta hoy llevar stock y kardex a mano
Canales por SKUs que cambian al día por minutos que toma cada actualización. Sale en horas al mes, jornadas al año y lo que cuesta a valor de la hora de quien lo hace.
Ver los montos en
52
horas al mes
copiando el mismo número en cada panel
78
jornadas completas al año
de ocho horas, sin vender nada nuevo
S/ 780
al mes en tiempo de quien opera
a S/ 15 la hora, sin contar los errores
Y eso es solo el tiempo. Cada hora entre que el stock cambia y el último canal se entera es una hora en la que puedes vender algo que ya no tienes.
Con tres canales, 40 SKUs que se mueven al día y cuatro minutos por actualización, son más de 200 horas al mes: más que una jornada completa dedicada solo a copiar números de un lado a otro. Y el resultado no es un kardex confiable, porque cada copia es una oportunidad de error. El tiempo que vale la pena gastar es otro: revisar el registro de las corridas y contar los SKUs que más rotan.
Cómo armarlo desde hoy
Si hoy no tienes kardex o tienes uno que no cuadra, el orden que funciona es este. Primero, un conteo físico completo con fecha y hora: ese es el saldo inicial, y no hay kardex sin saldo inicial confiable. Segundo, define el SKU a nivel de variante y úsalo en todos los canales; es el trabajo más aburrido y el que más errores evita. Tercero, elige el maestro: el lugar del que sale el stock a los canales y al que entra cada venta. Cuarto, conecta los canales para que cada venta baje el maestro sola, con el número de pedido como referencia. Quinto, separa ubicaciones si usas Full o tienes más de un almacén. Sexto, conteo cíclico semanal de los 50 SKUs que más rotan, con ajustes con motivo.
En VAGO Cloud el maestro (Excel o Shopify) es el que empuja stock a Mercado Libre, Falabella, Ripley, Rappi y Shopify, y cada corrida deja registro por SKU y por canal de qué se mandó y qué respondió el canal. Ese registro es la columna de origen del kardex; el conteo físico y el valorizado siguen siendo tuyos y de tu contador. Marca lo que ya cumples.
Marca lo que te suene
¿Tu kardex cuadra?
Marca lo que sea verdad hoy.
0 / 8
Menos de tres: lo que tienes es una lista de stock, no un kardex, y no va a cuadrar. Empieza por el conteo inicial y por el SKU único.
El kardex que cuadra es también la mitad de la solución a los oversells: si el maestro dice la verdad y los canales salen de él, no vendes lo que no tienes. La guía sobre cómo evitar oversells en Mercado Libre sigue desde aquí.
Paso a paso
Haz un conteo físico completo
Con fecha y hora. Ese es el saldo inicial por SKU; sin él no hay kardex, solo una lista.
Define el SKU a nivel de variante
Talla, color, presentación. El mismo código en el kardex, en Mercado Libre, en Shopify y en el mostrador.
Elige el maestro
El único lugar del que sale el stock a los canales y al que entra cada venta. Puede ser el ERP, Shopify o un Excel maestro bien conectado.
Conecta los canales
Cada venta de cada canal baja el maestro sola, con el número de pedido como referencia. Nadie copia ventas del panel al cierre.
Separa ubicaciones
Almacén propio, tienda, Full. Cada canal lee solo la ubicación que puede despachar; las transferencias son movimientos, no ventas.
Cuenta por ciclos y ajusta con motivo
Los 50 SKUs que más rotan, cada semana. Cada ajuste con motivo y responsable; un motivo que se repite es un proceso que arreglar.
Preguntas frecuentes
¿Mercado Libre me da un kardex de mis ventas?
No. Te da el reporte de ventas (una fuente de salidas), el stock que tú cargaste en cada publicación y, si usas Full, el stock en su bodega. El kardex, con entradas, salidas y saldo por SKU, lo llevas tú, y con varios canales tiene que incluir de dónde salió cada unidad.
¿Estoy obligado a llevar kardex si vendo por internet?
Depende de tus ingresos anuales: SUNAT exige llevar registro de inventario en unidades a partir de cierto tramo y valorizado a partir de otro más alto, y el régimen tributario también influye. Confírmalo con tu contador. Al margen de la obligación, sin kardex no sabes cuánto tienes ni cuánto vale, y eso se paga en oversells y en compras a ciegas.
¿Puedo llevar el kardex en Excel si vendo en varios canales?
Se puede, con columnas de origen y ubicación, referencia de pedido y corte diario. El problema no es el Excel sino que alguien copie las ventas de cada canal a mano: con tres canales y 40 movimientos al día son cientos de horas al mes y cada copia es un error posible. Lo que escala es que el kardex sea el registro del maestro que sincroniza los canales.
¿Cómo registro el stock que tengo en Mercado Libre Full?
Como una ubicación aparte. La transferencia a Full es un movimiento entre ubicaciones (sale del propio, entra a Full), no una venta. La venta en Full sale de la ubicación Full. Los demás canales leen solo el stock propio; sumar las dos ubicaciones es prometer en tu web unidades que están en la bodega de Mercado Libre.
¿Cuándo entra una devolución al kardex?
Cuando el producto está físicamente en el estante y en condición de venta. Si entra cuando Mercado Libre aprueba la devolución, el kardex dice que hay una unidad que puede no llegar nunca o llegar dañada. Lo dañado entra como merma.
¿Con qué método valorizo el kardex?
El que use tu contador; en Perú el promedio ponderado es el más común para tiendas medianas, y PEPS (primero en entrar, primero en salir) para productos con vencimiento. El maestro exporta los movimientos con el costo del ingreso; el cierre valorizado formal lo hace el contador con ese detalle.